Queue Management and Personal Productivity [1]

La Teoría de Colas es es el estudio matemático del comportamiento de líneas de espera.  Es cierto que cualquier cliente de DÍA, RYANAIR o del INEM está familiarizado hasta la exasperación con las líneas de espera o 'colas', pero también es verdad que esta experiencia ayuda muy poco a comprenderlas mejor.  De ahí la necesidad de una 'Teoría', que en este caso nos proporciona pistas importantes a la hora de lidiar, por poner un ejemplo, con los problemas que ocasiona la llegada impredecible de trabajo a nuestra Lista de Tareas [ToDo], así como con la impredecible duración de algunas de esas tareas. Dicho esto, seguro que os estáis preguntando: ¿Qué podemos aprender de la Teoría de Colas que nos ayude a ser más productivos? [Respuesta: más de lo que imagináis].

Estaremos de acuerdo en que tener una larga Lista de Tareas pendientes es una auténtica p·%@&@.  En primer lugar, el efecto que tiene en nuestra motivación es demoledor.  Pocas cosas desaniman más a la hora de empezar el día que - déjenme ver... 19 tareas pendientes!  En segundo lugar, las tareas 'esperan' mucho más tiempo hasta que pueden ser atendidas.  Este tiempo de espera o de demora tiene un coste económico directo, que podemos cuantificar.  Sabemos además que aumenta linealmente con la longitud de la 'cola'.  En tercer lugar, cuanto más tiempo esperan las tareas a ser atendidas, más probabilidades hay de que Murphy actúe a través de cualquier imprevisto.  El riesgo aumenta exponencialmente con el tiempo que permanecen las tareas en el sistema.  La longitud de la línea de espera afecta también negativamente a la variabilidad, a los costes y a la calidad de nuestro trabajo.  Para terminar, una larga 'cola' hace menos eficiente el aprendizaje, porque la información de retorno para una tarea en concreto llegará más tarde.

Bien, ¿Qué sabemos del comportamiento de las colas que nos pueda ser de utilidad?

Pues, para empezar, que a medida que el porcentaje de capacidad disponible va disminuyendo, la línea de espera se va alargando.  Cuando nos acercamos al 100% de ocupación, la longitud de la 'cola' crece exponencialmente.  Para los sistemas de líneas de espera más simples [no voy a entrar en detalles aquí], el porcentaje de ocupación equivale a porcentaje de tiempo de espera con respecto de Tiempo de Ciclo [el tiempo que tardamos en procesar una tarea, desde que sale de la línea de espera hasta que está terminada].  Es decir, que si trabajo al 95% de mi capacidad, el 95% del tiempo que tardo en sacar una tarea de mi lista de tareas transcurre mientras esa tarea espera a ser atendida, lo cual, si os paráis a pensar un poco, es una auténtica barbaridad.  Luego, una primera conclusión es que deberíamos admitir trabajo en nuestra Lista de Tareas sólo hasta ocupar un porcentaje moderado [60-80%] de nuestra capacidad.  Como quiera que medir capacidad disponible no siempre es fácil, la mejor manera de llevar esta recomendación a la práctica es controlando [limitando] la longitud de la línea de espera.  Esto es a menudo un verdadero dilema para un profesional libre, algo que seguro que no se os escapa, porque uno siempre tiene miedo de decir que "no" a un encargo, por lo que pudiera pasar.  Sin embargo, estoy en condiciones de demostraros que la estrategia del "sí" a todo es mucho más dañina que la del "hasta aquí puedo, gracias". Otro día.

Una 'cola' más larga tiene un impacto económico negativo mucho mayor que otra más corta.  Además, cuanto mayor sea el coste de mantener una tarea concreta en la línea de espera, mayor será el impacto.  Esto nos lleva a una conclusión inmediata: el coste de mantener una 'cola' de tareas se ve afectado por la secuencia en la que manejamos dichas tareas, es decir, del sistema [llamado 'disciplina de 'cola''] que utilicemos para decidir en qué orden las vamos atendiendo.  Para la mayoría de nosotros [hipotéticos lectores e hipotético autor], las diferentes tareas en 'cola' tienen un coste de demora diferente.  El tiempo que nos ocupan también varía de una a otra.  Esto nos da una primera pista sobre cómo definir la disciplina de 'cola': si dos trabajos llevan más o menos el tiempo, deberíamos dar prioridad a aquel que tenga un coste de demora más alto [ej, "emitir una factura"].  Si tienen el mismo o parecido coste de demora, deberíamos dar prioridad al que nos consuma menos tiempo [ej, "emitir una factura".  En efecto, "emitir una factura" es como una Escalera de Color: gana a cualquier otra mano].

En mi siguiente entrada presentaré un par de herramientas muy eficaces para manejar nuestra Lista de Tareas que no se enseñan en ningún curso de productividad personal, así como algunos principios más que pueden ser de utilidad cuando, por poner un ejemplo, desconocemos qué tiempo nos puede llevar una tarea concreta.  Pero hasta que la publique, os dejo con tres preguntas:

• ¿Tienen las tareas en vuestra Lista de Tarea diferentes costes de demora?
• ¿Consumen las tareas en vuestra Lista de Tareas diferentes cantidades de tiempo?
• ¿Es la longitud media de vuestra lista de tareas larga, pej, mayor de media docena de tareas?

Si habéis respondido que sí a cualquiera de las anteriores preguntas... no os perdáis la siguiente entrada!

Comments

[Mario López de Ávila Muñoz]

Ya está publicada la segunda parte. Siento el retraso, pero necesitaba dos o tres horas para contar todo lo que quería decir de forma más o menos estructurada sin pasarme con la extensión del artículo. Aún así, es una entrada más larga de lo habitual.
Espero que no te decepcione... las expectativas es lo que tienen ;-)

Con respecto de tu pregunta, las personas sólo pueden tener una 'cola', a no ser que deleguen o subcontraten a otra persona u organización, o monten un servidor de proceso automatizado de tareas. En cualquier otro caso, una cola :-)

Y sí, ese que describes y con el que todos estamos familiarizados es un approach lamentable, lo sabes bien!

[Nesofsky]

Hola Mario,

En ascuas me tienes y fascinado por el post.

Yo también quiero conocer esas herramientas, que anhelo, y que quizás me saquen de mi rudimentario excel con pestañas categorizadas.

¿Algo sobre profesionales con varias "colas"?

¿Podría ser que el método aleatorio por impulsos mezclados de motivación positiva y culpabilidad, junto a un poco de FIFO, sea un lamentable approach?

Eres un maestro generando suspense y expectativas.

Javier

[Mario Lopez de Avila Munoz]

Jorge Juan, ya me estás [email protected]&!€ndo con las expectativas!! ;-)

[Mario Lopez de Avila Munoz]

Buena pregunta! :-)
Creo que responder que "no" a las dos primeras preguntas equivale a decir que todo el trabajo de tu lista de tareas tiene EXACTAMENTE la misma prioridad [ok, si utilizas otros criterios que no sean puramente económicos esto puede no ser cierto].

Si todo el trabajo tiene la misma prioridad tu disciplina de cola es FIFO: First in, First Out. Se simplifica bastante la organización del trabajo, pero siempre podrías mejorar en términos de eficiencia, esto es, de procesamiento de la tarea, que es el factor al que hace alusión la tercera pregunta. Eso sí, no sería la Teoría de Colas donde tendrías que buscar para mejorar, sino en disciplinas como TOC, Lean y Six Sigma, más o menos en ese orden.

Si dices además que "no" a la tercera pregunta estás diciendo que ya estás siendo bastante eficiente en el procesamiento de la tarea.
En este caso creo que el principal riesgo que correrías es el de morir de aburrimiento, pero ya sabes, hay gente para todo ;-)

Si me pides un ejemplo de estos tres casos... pues ahora mismo no se me ocurre ninguno, pero seguro que los hay :-)

Un abrazo!

[Jorge Juan Fernández]

Mario,

Este tema ya sabes que me interesa mucho! No nos dejes en ascuas mucho tiempo, que tengo mucha curiosidad por conocer ese par de herramientas.

Eres de los que cuando hablas de herramientas, son herramientas de verdad, no paparruchas.

No te demores!

[AlfonsoRomay]

¿Es posible responder 'No' a todas las preguntas? ;)