¿Cómo resolvéis en vuestras organizaciones el asuntillo del control de los gastos 'menores' derivados del desarrollo de la actividad laboral o profesional en el que se ven obligados a incurrir los empleados? Me refiero al típico taxi, comida con cliente, noche de hotel o similar. ¿Cuál es la política de la empresa? ¿Cuál el procedimiento a seguir? Y, lo que me interesa más aún, ¿Cómo creéis que debería ser?
Lo reconozco, no es un tema especialmente 'sexy', pero se lo debo a un buen colega. Los que no tengan ganas de pasar por un post excesivamente largo, pueden ir directamente al final del mismo en el que resumo, en color rojo, mi propuesta. Por supuesto, está ahí para que la destrocéis [constructivamente]. Luego construiré mis Ramas Negativas y mis Árboles de Prerrequisitos y...
Conozco organizaciones en las que la gestión de los gastos "de bolsillo" es una fuente continua de quejas de los trabajadores: obligación de adelantar cantidades considerables de dinero [conocí un caso en el que una empleada adelantaba cada mes hasta el 70% de su salario a la empresa]; pegas para cobrar las cantidades adelantadas; retrasos injustificados en el pago... en fin, supongo que a algún lector le resultará [tristemente] familiar el escenario. La tristeza puede convertirse en incredulidad alucinada si añadimos que en muchos de estos casos los mecanismos de control que se han establecido - entre otras cosas para prevenir potenciales comportamientos deshonestos por parte de los empleados - representan un coste difícilmente justificable si se compara con los beneficios que se obtienen de su aplicación. Vamos, que son como hacer un pan con unas tortas.
¿Cómo enfocaríais este asunto? La solución debería cumplir, se me ocurre, los siguientes requisitos: minimizar el riesgo de uso indebido de los recursos de la empresa - no sólo prevenir comportamientos deshonestos, sino también la realización de compras innecesarias o equivocadas; evitar situaciones que provoquen quejas justificadas de los empleados; que el control se ejerciera con un mínimo coste y, por último, que satisfaga las necesidades del procedimiento contable y de información de la empresa. ¿Qué solución o conjunto de medidas sería capaz de satisfacer simultáneamente estos requisitos? Lo ideal, probablemente, sería adoptar medidas para que este tipo de gastos no tuvieran lugar, pero me temo que para llegar a alguna solución en este sentido tendría que pensar durante más tiempo del que dispongo en estos momentos. Os lo dejo como ejercicio.
Los hipotéticos lectores recordarán a Altshuller y su afirmación acerca de la máquina ideal. Parafraseando al padre de TRIZ, podríamos comenzar nuestra búsqueda diciendo que la nota de gastos ideal es aquella que cumple su función sin existir. La mejor nota de gastos sería aquella que no hay que escribir, no hay que supervisar, no hay que aprobar, no hay que pagar y cuyo pago no hay que reclamar. Ahora a pensar.
Empiezo por el final. Si el empleado dispone, como ocurre en muchas empresas, de un anticipo de gastos en metálico en cantidad suficiente [luego hablaré de cómo podríamos calcular dicho anticipo] al menos evitaríamos muchas de las situaciones que provocan insatisfacción en la plantilla. Si el dinero lo adelanta la empresa, no el empleado [algo que por otro lado me parece lo único aceptable desde un punto de vista ético] y la cantidad es suficiente, en principio no habría problemas de reclamaciones por retrasos en los pagos. Además, mientras las cantidades dispuestas se mantuvieran por debajo de la cuantía del del anticipo, no sería necesaria aprobación previa del gasto, puesto que entenderíamos que está dentro de lo "normal".
Las obligaciones contables exigen la presentación de tickets, facturas o similares de todos los gastos realizados por la empresa [¿o no? Creo que este es un supuesto que puede ser desafiado], así que como mínimo el empleado debe hacer llegar estos comprobantes de gastos a administración. Podría hacerlo periódicamente, por ejemplo cada semana, quince días o cada mes, y/o sencillamente cuando hubiera consumido un 70% del anticipo. Creo que esta última solución es la mejor. Por ejemplo, evitaría los picos de trabajo habituales de las personas del departamento de Administración a finales de mes. Unos tardarían más y otros menos y la carga se distribuiría de forma más regular en el tiempo.
Los comprobantes de gastos podrían presentarse en un sobre reutilizable especialmente diseñado, que indicaría el importe total utilizado en su exterior. Personalmente pagaría inmediatamente y sin verificar la suma del 80% de los sobres, escogiendo al azar el 20% restante para su comprobación meticulosa. Los porcentajes pueden variar en función del grado de paranoia organizativa. De detectarse alguna desviación, se le comunicaría posteriormente al empleado y se ajustaría la cantidad en la siguiente regularización del anticipo.
En cuanto a la supervisión del gasto a posteriori, para comprobar que se hace un buen uso del dinero, personalmente sustituiría la obligación, muy habitual, de que todos los comprobantes sean revisados por parte de los responsables de área, por la realización de auditorías periódicas, realizadas de forma sistemática sobre muestras al azar, siguiendo un esquema similar al comentado en una entrada anterior. Tres o cuatro veces al año se definiría un alcance [ej, un departamento, un proyecto, una zona geográfica, un período temporal o una persona] y se realizaría una comprobación exhaustiva de todos los elementos de la muestra. Las no conformidades detectadas serían investigadas y solucionadas.
¿Cómo evitar un uso inadecuado del dinero anticipado? Con directrices de gasto claras, por supuesto. Personalmente creo más en reglas del tipo de "Alcohol, sexo y juego no son gastos aceptados por la empresa. El resto vale" que no en las del tipo "Ud. puede gastar ese dinero en los items de la lista que viene a continuación", seguido de una retahíla interminable a la vez que incompleta. Este último modelo, que es el del Derecho Romano [legislar lo que se puede hacer, frente al modelo del Derecho Anglosajón, legislar sólo lo que no se puede hacer y dar por bueno todo lo demás] no resulta práctico.
Resumen de la propuesta
0. Establecemos directrices de gasto claras.
1. Anticipo de empresa en cantidad suficiente. No es necesaria una
aprobación previa de cada gasto siempre que el gasto acumulado esté por
debajo del 100% del anticipo. Superada esa cantidad, debería intervenir el responsable del área para autorizar una ampliación del anticipo.
2. Regularización del anticipo al consumirse un 70% del mismo.
3. Tickets, comprobantes, facturas, etc, se entregan en un sobre
nominativo en cuya cubierta se escribe, en una tabla especialmente
diseñada, la cantidad total que suman y la fecha. El sobre es
reutilizable y sirve como registro histórico.
4. La cantidad a regularizar se paga en el acto, mediante transferencia, abono en tarjeta de crédito, talón bancario o rukiki.
5. Sólo se inspeccionan el 20% de los sobres [más si el grado de paranoia organizativa es alto]. Si se detectan
irregularidades, se consignan en la cubierta del sobre antes de
devolverlo al empleado y se resuelven en la siguiente regularización.
6. Los gastos no son supervisados por los responsables de área. En su
lugar, se realizan de tres a cuatro auditorías sistemáticas al año
sobre muestras al azar. Las no conformidades detectadas se investigan y
se resuelven.
7. Todo el sistema se evalúa una vez al año para comprobar su adecuación y eficacia.
En cuanto a cómo calcular el anticipo, propongo un sistema sencillo para aquellas empresas que tienen un histórico de gastos: utilizar la media de los últimos doce meses del histórico más una vez y media su desviación típica, lo que nos daría, en caso de que el gasto siga una distribución normal estándar, cobertura suficiente aproximadamente el 80% del tiempo.
¿Comentarios?
Sergio, mola mucho :-)
Posted by: Mario | 03/27/2008 at 10:56 AM
Por desgracia, sí... los tickets y recibos son necesarios para la contabilización... Por mucho que nos pese a los profesionales de las finanzas, Hacienda exige no sólo eso (sólo aceptable para determinados gastos como parkings, peajes o taxis), sino factura para poder considerar un gasto deducible.
En cuanto a lo del pago... perdón por discrepar, yo agruparía todos los pagos en una o dos fechas al mes...
NO OBSTANTE LO ANTERIOR...
Os ofrezco una opción más novedosa, integral y más "tecnológica":
Visa de empresa pero... con cargo a la cuenta corriente del empleado (por ejemplo el día 25 del mes siguiente a los gastos) Dejadme tiempo, no quiero que todos los empleados adelanten dinero... El banco envía un fichero que, convertido mediante un sistema informático y una sencilla interfaz, muestra a cada empleado los cargos de su tarjeta... éste sólo tiene que, en dicho programa, indicar la razón (viaje, curso, cliente, proveedor) de cada gasto y marcar, en su caso, si hubiese ir algún gasto personal o añadir si hubiese hecho alguno en efectivo. El report así completo pasa directamente al supervisor (vía intranet o correo electrónico) que lo aprueba y lo reenvía a contabilidad. Paralelament el empleado envía todos los justificantes a contabilidad en un sobre reutilizable con su nombre y el mes al que correspondan los gastos. 5 días antes del cargo en cuenta, la empresa paga, siempre por transferencia, evitando así que tanto empleado como empresa adelanten el dinero...
Espero que esta solución os guste...
Posted by: Sergio | 03/27/2008 at 12:08 AM
Gracias, Sorani... efectivamente, a eso me refería con lo de "que satisfaga las necesidades del procedimiento contable y de información de la empresa", en general, incluyendo por supuesto la información de proyectos. De momento se ha resuelto incluyendo una columnita en la tabla impresa en el sobre que recoge el código de proyecto al que se imputa el gasto, justo antes del concepto.
Posted by: Mario | 03/24/2008 at 02:23 PM
Buenas,
Creo que hay que tener en cuenta que ciertos gastos hay que imputarlos en los proyectos, por lo que tendremos otro punto de control (para los más desconfiados).
Por lo demás, me parece bien...
Sin comentarios...
Posted by: Sorani | 03/23/2008 at 09:54 PM
trabajo en un banco.algo sabemos de tarjetas, de empresas y de dar servicio al cliente. Por si resulta de interes.
Posted by: marcos | 03/14/2008 at 12:15 AM
Gracias, Marcos. En efecto, esa es la opción que tenemos por ejemplo en NODOS o en SportPRO. Desgraciadamente, en el caso de la empresa de mi amigo la idea de entregar tarjetas a los empleados ha sido descartada de momento, de ahí esta entrada.
Posted by: Mario | 03/13/2008 at 07:25 PM
Buenas tardes, quizá me halla perdido algo pero estas cuestiones se resuelven con una tarjeta de Empresa.
Y ahora preguntáis: ¿y los micropagos?
Pues no lo se. Se podría valorar efectuar un reintegro desde la cuenta de la tarjeta.
Posted by: marcos | 03/13/2008 at 04:55 PM
Oh, bueno, ya te digo... este es un ejercicio que hago para un amigo, pero no creo que llegue a ponerse en práctica nunca :-)
Posted by: Mario | 03/11/2008 at 05:57 PM
Tranquilo Mario...la intención es que tengas otra propuesta para comparar y así poder elaborar la más idónea para vuestra empresa, ninguna es mejor que otra, así que hay que buscar la más adecuada, ya que cada empresa es un microcosmos...Suerte.
Posted by: Senior Manager | 03/11/2008 at 04:58 PM
SM, muchas gracias por las molestias que te has tomado. Tomo nota de algunos elementos de tu propuesta, que me parece muy sensata.
Me gustaría destacar, eso sí, algunas diferencias:
- mi propuesta para el cálculo del anticipo es un poco más concreta y basada en estadística básica;
- prefiero un listado de gastos "no permitidos" por las razones expuestas en la entrada;
- regularización no periódica, para evitar sobrecarga de trabajo en administración y al 70% consumido, para evitar que el empleado se encuentre sin dinero en un momento dado;
- me encanta lo de los tickets grapados en perfecto orden cronológico, pero no me parece necesaria la cumplimentación de la hoja detallada, ni al reporte mensual por empleado, al menos en principio - me parece una burocracia excesiva, pero estoy abierto al debate en este punto;
- sin supervisión de los gastos; confiamos en inspecciones y auditorías.
Seguimos hablando
Posted by: Mario | 03/11/2008 at 08:41 AM
Hola Mario:
0. Mi propuesta.
1. Anticipo de empresa en cantidad suficiente y por encima del gasto mensual normal promedio. No son necesarias las aprobaciones previas, pero si un listado de gastos permitidos. Si por alguna razón antes de terminar el mes se supera la cantidad anticipada, se hará una ampliación del anticipo previa autorización del responsable del área.
2. Regularización del anticipo mensual o al exceder el mismo.
3. Tickets, comprobantes, facturas, etc, se entregan grapados en perfecta correlación cronológica en un sobre junto a una hoja de reporte de gastos (plantilla) en donde se relacionarán los mismos por día y semana. Cada rubro se colocará en una sección diferente del reporte (comidas, vehículo, misceláneos, etc). Se elaborará un reporte mensual por cada empleado aunque haya estado afuera (por ejemplo) sólo una semana del mismo.
4. La cantidad a regularizar se paga en el acto, sólo mediante transferencia.
5. Todos los reportes de gasto serán revisados por el supervisor directo. El responsable del área realizará una o dos auditorías sistemáticas al mes. Las no conformidades detectadas se investigan y se resuelven.
6. El departamento financiero ha de revisar todos los reportes sin excepción. Si se detectan irregularidades, se resuelven en la siguiente regularización.
7. Se puede estipular un baremo en donde los gastos inferiores de X cantidad, dependiendo de su naturaleza, no necesiten de soporte (ticket ó factura) y puedan ser reflejados en el reporte con una nota escrita explicativa.
8. Se puede establecer un máximo o tope para las comidas en un mismo día en donde los snacks o meriendas no cuenten como gasto de empresa.
9. Todo el sistema se evalúa dos veces al año para comprobar su adecuación y eficacia.
La Visa de empresa puede ser también una buena opción...
Posted by: Senior Manager | 03/10/2008 at 03:36 PM
Yo he perdido dinero, días de asuntos propios y muchas horas de trabajo como voluntario, sin compensar, colaborando como Presidente de los Jóvenes con Discapacidad de CERMI (Comité Español de Representantes de personas con Discapacidad), vía FEAFES. ¿Te suena?
Vaya p.m.
Así que sigo en el Barro, desencantado y sin querer sabernada más de seto, desde el lugar del Infierno donde, a veces, se moldean hombres.
Un saludo
Posted by: antonio | 03/10/2008 at 01:54 PM