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03/10/2008

Comments

Mario

Sergio, mola mucho :-)

Sergio

Por desgracia, sí... los tickets y recibos son necesarios para la contabilización... Por mucho que nos pese a los profesionales de las finanzas, Hacienda exige no sólo eso (sólo aceptable para determinados gastos como parkings, peajes o taxis), sino factura para poder considerar un gasto deducible.
En cuanto a lo del pago... perdón por discrepar, yo agruparía todos los pagos en una o dos fechas al mes...

NO OBSTANTE LO ANTERIOR...
Os ofrezco una opción más novedosa, integral y más "tecnológica":
Visa de empresa pero... con cargo a la cuenta corriente del empleado (por ejemplo el día 25 del mes siguiente a los gastos) Dejadme tiempo, no quiero que todos los empleados adelanten dinero... El banco envía un fichero que, convertido mediante un sistema informático y una sencilla interfaz, muestra a cada empleado los cargos de su tarjeta... éste sólo tiene que, en dicho programa, indicar la razón (viaje, curso, cliente, proveedor) de cada gasto y marcar, en su caso, si hubiese ir algún gasto personal o añadir si hubiese hecho alguno en efectivo. El report así completo pasa directamente al supervisor (vía intranet o correo electrónico) que lo aprueba y lo reenvía a contabilidad. Paralelament el empleado envía todos los justificantes a contabilidad en un sobre reutilizable con su nombre y el mes al que correspondan los gastos. 5 días antes del cargo en cuenta, la empresa paga, siempre por transferencia, evitando así que tanto empleado como empresa adelanten el dinero...

Espero que esta solución os guste...

Mario

Gracias, Sorani... efectivamente, a eso me refería con lo de "que satisfaga las necesidades del procedimiento contable y de información de la empresa", en general, incluyendo por supuesto la información de proyectos. De momento se ha resuelto incluyendo una columnita en la tabla impresa en el sobre que recoge el código de proyecto al que se imputa el gasto, justo antes del concepto.

Sorani

Buenas,

Creo que hay que tener en cuenta que ciertos gastos hay que imputarlos en los proyectos, por lo que tendremos otro punto de control (para los más desconfiados).

Por lo demás, me parece bien...

Sin comentarios...

marcos

trabajo en un banco.algo sabemos de tarjetas, de empresas y de dar servicio al cliente. Por si resulta de interes.

Mario

Gracias, Marcos. En efecto, esa es la opción que tenemos por ejemplo en NODOS o en SportPRO. Desgraciadamente, en el caso de la empresa de mi amigo la idea de entregar tarjetas a los empleados ha sido descartada de momento, de ahí esta entrada.

marcos

Buenas tardes, quizá me halla perdido algo pero estas cuestiones se resuelven con una tarjeta de Empresa.
Y ahora preguntáis: ¿y los micropagos?
Pues no lo se. Se podría valorar efectuar un reintegro desde la cuenta de la tarjeta.

Mario

Oh, bueno, ya te digo... este es un ejercicio que hago para un amigo, pero no creo que llegue a ponerse en práctica nunca :-)

Senior Manager

Tranquilo Mario...la intención es que tengas otra propuesta para comparar y así poder elaborar la más idónea para vuestra empresa, ninguna es mejor que otra, así que hay que buscar la más adecuada, ya que cada empresa es un microcosmos...Suerte.

Mario

SM, muchas gracias por las molestias que te has tomado. Tomo nota de algunos elementos de tu propuesta, que me parece muy sensata.
Me gustaría destacar, eso sí, algunas diferencias:
- mi propuesta para el cálculo del anticipo es un poco más concreta y basada en estadística básica;
- prefiero un listado de gastos "no permitidos" por las razones expuestas en la entrada;
- regularización no periódica, para evitar sobrecarga de trabajo en administración y al 70% consumido, para evitar que el empleado se encuentre sin dinero en un momento dado;
- me encanta lo de los tickets grapados en perfecto orden cronológico, pero no me parece necesaria la cumplimentación de la hoja detallada, ni al reporte mensual por empleado, al menos en principio - me parece una burocracia excesiva, pero estoy abierto al debate en este punto;
- sin supervisión de los gastos; confiamos en inspecciones y auditorías.

Seguimos hablando

Senior Manager

Hola Mario:
0. Mi propuesta.
1. Anticipo de empresa en cantidad suficiente y por encima del gasto mensual normal promedio. No son necesarias las aprobaciones previas, pero si un listado de gastos permitidos. Si por alguna razón antes de terminar el mes se supera la cantidad anticipada, se hará una ampliación del anticipo previa autorización del responsable del área.
2. Regularización del anticipo mensual o al exceder el mismo.
3. Tickets, comprobantes, facturas, etc, se entregan grapados en perfecta correlación cronológica en un sobre junto a una hoja de reporte de gastos (plantilla) en donde se relacionarán los mismos por día y semana. Cada rubro se colocará en una sección diferente del reporte (comidas, vehículo, misceláneos, etc). Se elaborará un reporte mensual por cada empleado aunque haya estado afuera (por ejemplo) sólo una semana del mismo.
4. La cantidad a regularizar se paga en el acto, sólo mediante transferencia.
5. Todos los reportes de gasto serán revisados por el supervisor directo. El responsable del área realizará una o dos auditorías sistemáticas al mes. Las no conformidades detectadas se investigan y se resuelven.
6. El departamento financiero ha de revisar todos los reportes sin excepción. Si se detectan irregularidades, se resuelven en la siguiente regularización.
7. Se puede estipular un baremo en donde los gastos inferiores de X cantidad, dependiendo de su naturaleza, no necesiten de soporte (ticket ó factura) y puedan ser reflejados en el reporte con una nota escrita explicativa.
8. Se puede establecer un máximo o tope para las comidas en un mismo día en donde los snacks o meriendas no cuenten como gasto de empresa.
9. Todo el sistema se evalúa dos veces al año para comprobar su adecuación y eficacia.

La Visa de empresa puede ser también una buena opción...

antonio

Yo he perdido dinero, días de asuntos propios y muchas horas de trabajo como voluntario, sin compensar, colaborando como Presidente de los Jóvenes con Discapacidad de CERMI (Comité Español de Representantes de personas con Discapacidad), vía FEAFES. ¿Te suena?
Vaya p.m.

Así que sigo en el Barro, desencantado y sin querer sabernada más de seto, desde el lugar del Infierno donde, a veces, se moldean hombres.

Un saludo

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