Una de esas personas cuya obra es una referencia obligada en mi trabajo, alguien que admiro respetuosamente por sus aportaciones a una disciplina - information design - en la que sus libros son una referencia indispensable: Edward R. Tufte. Su apasionante ensayo The Cognitive Style of PowerPoint, publicado en septiembre de 2003, me acompañó durante estos días de vacaciones. ¿Cuál es el problema con PowerPoint? Y cómo podemos mejorar nuestras presentaciones? Dos preguntas clave en nuestros días... lo que explica la multitud de comentarios que este pequeño panfleto ha originado desde su publicación.
Tufte comienza su ensayo recordándonos cómo - en ámbitos tan distintos como la empresa, la Administración o la educación - la forma más habitual de realizar una presentación es hablar sobre las ideas que, en forma de listas con viñetas, van apareciendo en sucesivas diapositivas proyectadas sobre una pantalla. Si esto os resulta familiar, es porque lo es: el número de licencias de PowerPoint instaladas en el mundo está en el orden de varios cientos de millones. Las consecuencias del uso generalizado de este "slideware", son, en opinión del autor del ensayo, catastróficas. Literalmente.
Para decirlo en pocas palabras, Tufte nos demuestra que el slideware tipo PowerPoint reduce drásticamente la calidad analítica de las presentaciones. En concreto, las plantillas prediseñadas "debilitan" en su opinión "el razonamiento verbal y espacial y casi siempre corrompen el análisis estadístico". La baja resolución de las diapositivas y las limitaciones de espacio y de diseño obligan a reducir los contenidos de una presentación a una sucesión de simplificaciones, generalizaciones, frases ambiguas, incompletas o de naturaleza cuasi-propagandística, a manera de slogans publicitarios. El formato estándar obliga a menudo a segregar datos numéricos y texto - normalmente las diapositivas que presentan estadísticas no se acompañan del correspondiente análisis escrito. La tipografía, en las plantillas prediseñadas, normalmente confunde o distrae al lector, en vez de mejorar la comprensión del texto. Y las listas con viñetas... esas son las peores! Omiten relaciones lógicas, suposiciones e incluso sujetos, verbos o predicados completos!
Tufte nos presenta multitud de ejemplos de todo esto, el más aterrador de los cuales es el análisis de tres presentaciones de PowerPoint dirigidas a directivos de la NASA que debían adoptar importantes decisiones con relación al último vuelo realizado por la lanzadera Columbia. Los tres documentos padecían de los males típicos del formato PowerPoint antes mencionados. La "disección" que realiza, en las páginas 8-9, de una diapositiva - que resulta ser crítica - encontrada en uno de estos documentos, pone los pelos de punta a cualquiera. Tufte demuestra que las limitaciones del formato condujeron irremediablemente a la toma de decisiones que resultaron fatales, en términos económicos y, aún peor, de vidas humanas. En su informe final, publicado en agosto de 2003, el Columbia Accident Investigation Board incluye este análisis de Tufte y añade:
"A medida que la información es transmitida de un nivel de la organización a otro inmediatamente superior, desde las personas que realizan los análisis técnicos a los mandos intermedios y, por último, a los directivos, los argumentos clave y la información cuantitativa de soporte es filtrada una y otra vez. En este contexto, es fácil entender que un directivo leyera esta diapositiva de PowerPoint y no comprendiera en el acto que hacía referencia a una situación de amenaza vital".
Igualmente impactante es el análisis que presenta Tufte de las limitadísimas capacidades de PowerPoint para presentar datos estadísticos. El ejemplo que utiliza es de una presentación realizada sobre las tasas de supervivencia típicas en pacientes de cáncer, por tipo de cáncer. Tufte demuestra que la mejor forma de presentar esta información - y él sabe de eso, después de todo - es utilizar una simple tabla. Las aberraciones gráficas generadas con Excel e insertadas en PowerPoint - chartjunk, lo llama Tufte - son completamente inservibles para cualquier propósito serio.
¿Por qué usamos PowerPoint, a pesar de sus limitaciones? Buena pregunta. En pocas palabras, creo que lo empleamos porque es cómodo. Para ser más exactos, es muy cómodo para el presentador... aunque tiene un coste elevado para su audiencia. En realidad, el esfuerzo requerido para preparar un documento - análisis, conclusiones, recomedaciones - es relativamente bajo si éste se prepara como diapositivas de PowerPoint. Las presentaciones suelen ser montones de papel sin apenas sustancia, pero que "dan el pego". Ese mismo texto trasladado a un documento escrito - con Word, por ejemplo - apenas merecería un comentario despectivo, pero en diapositivas, si me permiten la expresión, "cuela". La densidad informativa en un informe típico de PowerPoint no llega a 7 caracteres/cm2. La homepage de Yahoo! tiene una densidad de 34; el New York Times online, 43; un libro de referencia cualquiera, entre 90 y 200. ¿Cómo diablos incluyes un análisis serio - por ejemplo, sobre el problema del coste de la vivienda en nuestro país - en diapositivas de "seis líneas de seis palabras cada una"? Respuesta: no lo haces.
También creo que otra razón por la que empleamos PowerPoint es porque resulta atractivo. No en el sentido de "hermoso" o "estético", sino en el sentido de que ayuda a captar la atención del público. Se trata de psicología elemental: mensajes cortos, envueltos en colores brillantes, presentados en rápida sucesión ante nuestros ojos. Como la MTV, apenas requiere esfuerzo por parte de la audiencia. Una vez más, resulta cómodo, a pesar del enorme coste que tiene para la calidad del contenido.
¿Cómo podemos mejorar nuestras presentaciones? Desgraciadamente, sobre este punto Tufte añade más bien poco. Reconoce que PowerPoint es un competente gestor de diapositivas, así como una buena opción para presentar materiales de "baja resolución" o baja densidad informativa. Advierte contra su uso para presentar tablas de números o cualquier otra información cuantitativa. Aconseja evitar listas de viñetas que se despliegan en multitud de niveles. Nos pide que dejemos de leer en voz alta lo que dicen las diapositivas. Para todo lo demás - texto, números, gráficos complejos, imágenes detalladas - recomienda utilizar documentos en papel a la vieja usanza, no diapositivas. Tal vez alguien no lo crea, pero hubo un tiempo en el que magníficos oradores cautivaban durante horas a sus audiencias sin usar ni una sola cartulina de apoyo - no digamos ya una diapositiva.
Como anécdota, Aaron Swartz publicó en su weblog una versión en PowerPoint de este ensayo de Tufte. Se me saltaban las lágrimas de la risa al leerlo. Pero, hey, se leía en un momento!
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